Przeprowadzka firmy bez dnia przestoju

Policz koszt przestoju, zanim porównasz oferty

Zanim zaczniesz zbierać wyceny, oszacuj drugą stronę rachunku. Dzień przestoju to nie tylko pensje, ale też niewykonane zlecenia i nieodebrane telefony.

Przy zespole kilkunastu osób jeden dzień bez pracy zwykle przekracza koszt całej przeprowadzki. To zmienia sposób wyboru wykonawcy: pytanie nie brzmi „kto jest najtańszy", tylko „kto zrobi to w piątek wieczorem i w sobotę".

Harmonogram od czterech tygodni

Numer stanowiska zamiast opisu zawartości

Najskuteczniejsza rzecz w całej przeprowadzce biura kosztuje jedną kartkę i godzinę pracy. Numerujesz pomieszczenia i stanowiska w nowym lokalu, wieszasz plan przy wejściu, a każdy karton i mebel dostaje ten numer.

Ekipa nie musi wtedy niczego pytać ani zgadywać, a rzeczy trafiają od razu na miejsce zamiast na wspólny stos w największej sali. Różnica w czasie rozstawienia bywa kilkugodzinna, a rano nikt nie szuka swojego monitora.

• Numer piszesz na dwóch bokach i na górze kartonu, bo w stosie widać tylko jeden.
• Rzeczy wspólne, jak kuchnia i archiwum, dostają własne numery, nie osobowe.
• Sprzęt informatyczny opisujesz nazwiskiem, nie stanowiskiem, bo ludzie zmieniają miejsca w nowym biurze częściej, niż się planuje.

Sprzęt i łącza, czyli największe ryzyko przestoju

1. Przeniesienie łączy zamawiaj pierwsze

   To jedyny element, na który nie masz wpływu czasowego. Operatorzy potrzebują zwykle kilku tygodni, a bez internetu nowe biuro jest tylko pokojem z meblami.

2. Zrób zdjęcia tyłu każdego urządzenia

   Serwerownia, drukarka wielkoformatowa, centrala telefoniczna. Zdjęcie okablowania przed odłączeniem oszczędza godziny zgadywania po drugiej stronie.

3. Kopia zapasowa przed wyjazdem

   Sprzęt przewożony jest bezpieczny, ale kopia robiona po fakcie nikomu nie pomoże. Rób ją w przeddzień, nie w dniu przenosin.

4. Sprzęt wrażliwy wieź osobno

   Dyski, serwery i dokumentacja jadą przy kimś z firmy, a nie w skrzyni z meblami. To kwestia nie tylko transportu, ale i tego, kto za nie odpowiada w drodze.

5. Sprawdź łącza, zanim ekipa odjedzie

   Jedno stanowisko podłączone i przetestowane na miejscu rozstrzyga, czy w poniedziałek firma pracuje. Poprawki po wyjeździe ekipy trwają dzień dłużej.

Archiwum i to, co nie jedzie dalej

Przeprowadzka jest jedynym momentem, w którym opłaca się przejrzeć archiwum, bo i tak trzeba je ruszyć. Segregatory sprzed dziesięciu lat wożone do nowego biura kosztują dwa razy: raz za transport, drugi raz za miejsce, które zajmują przez kolejne lata.

Meble, których nie stawiasz w nowym lokalu, warto wywieźć tym samym zleceniem. Osobne zamówienie tydzień później jest droższe i zostawia bałagan w lokalu, który zdajesz właścicielowi.

Przy dokumentach ustal wcześniej, co ma zostać zniszczone, a co przewiezione. To decyzja, której nie da się podjąć w trakcie załadunku.

Jak to robimy

Pracujemy wieczorami i w weekendy, bo tak wypada przerwa poza godzinami firmy. Najczęstszy układ to piątek po godzinach i sobota, z pracą w nowym lokalu od poniedziałku rana.

Demontaż i montaż mebli jest po naszej stronie, razem z ustawieniem według planu pomieszczeń. Auta mają windę załadowczą, więc sejfy, kopiarki i ciężkie szafy jadą na platformie, a nie po rampie. Zabieramy też stare meble i zbędne dokumenty tym samym zleceniem, a na koniec wystawiamy fakturę.

Przy kilku stanowiskach wystarczy telefon. Przy całym piętrze umawiamy krótkie oglądziny, bo tylko wtedy liczba kursów zgadza się z rzeczywistością, a podana cena się nie zmienia.

Najczęstsze pytania

Co dalej

Jeśli lokal nie jest przenoszony, tylko zamykany, właściwym tematem jest likwidacja firmy, biura i sklepu, gdzie liczy się data zdania kluczy. Ofertę na przenosiny znajdziesz na stronie przeprowadzek firm i biur, a listę i kalkulator dla przeprowadzki mieszkania w liście rzeczy do przeprowadzki.